BBMC stapt dit jaar over op digitale aanlevering van de administraties.
Wat houdt dit in?
Om de werkdruk per kwartaal binnen onze organisatie te verminderen willen wij het aanleveren van administraties over de balie tot een absoluut minimum beperken.
Vanaf heden kunt u, nadat wij uw administratie ervoor geschikt hebben gemaakt, uw administratie rechtstreeks digitaal aanleveren in de online omgeving van uw eigen administratie.
Hoe werkt het?
BBMC nodigt u, per mail, uit als cliëntgebruiker (mijn kantoor) binnen uw eigen administratie.
Na uitnodiging kunt u (via een link) een wachtwoord aanmaken om gegevens te uploaden naar uw eigen administratie. Uw gebruikersnaam is uw emailadres
Dat uploaden kunt u doen via:
- een Exact app op uw telefoon (downloaden via de playstore),
- via Exact online op uw computer (inloggen met emailadres en aangemaakt wachtwoord)
- Of simpelweg door een mail te zenden aan uw eigen administratie.
Voor het verzenden van mails naar uw administratie krijgt u twee unieke mailadressen die tot uw administratie behoren, één voor verkoopfacturen en één voor inkoopfacturen;
Het is belangrijk dat u alle verkoopfacturen per stuk verzend naar het verstrekte emailadres verkoop.
Dat geldt eveneens voor alle inkoopfacturen en inkoopbonnen ongeacht of deze per bank of kas betaald zijn.
Mailen kan alleen met een bij ons bekend emailadres. Gebruikt u een ander emailadres dan bij ons bekend dan dient u deze aan ons door te geven zodat wij deze aan uw administratie kunnen koppelen als veilig emailadres
Wat hebben wij nodig
Om digitale aanlevering mogelijk te maken hebben wij een bankkoppeling nodig in uw administratie zodat de afschriften door uw bank gestuurd worden naar uw administratie.
Voordelen
- U hoeft uw administratie niet meer maandelijks of per kwartaal klaar te maken en langs te brengen maar kunt deze dagelijks of wekelijks digitaal zenden naar uw eigen administratie.
- Inkoop en Verkoopfacturen zijn altijd makkelijk terug te vinden omdat deze in uw administratie blijven staan gekoppeld aan de boeking
- Bij aanlevering van alle verkoopfacturen kort of direct na het maken van de factuur en alle inkoopfacturen/ bonnen kort of direct na ontvangst kunnen we uw administratie korter bijhouden en verminderd dus de druk in de kwartalen
- Bij correcte aanlevering zal, op termijn, de administratiekosten voor u lager worden.
Nadelen
- Bij het niet volledig aanleveren van Verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen ontstaan er gaten in de administratie waardoor we een onvolledig inzicht in de cijfers krijgen en gegevens moeten opvragen om deze gaten te dichten. De tijd hiermee gemoeid gaat doen de administratiekosten stijgen.
- Bij onregelmatige aanlevering dan wel aanlevering over langere perioden (per twee maanden of kwartaal) is het voordeel van digitale aanlevering NIHIL en zal er geen besparing op de administratiekosten optreden.
Als u nu al wilt over stappen op digitale aanlevering, neem dan even contact met ons op zodat we (na koppeling van de zakelijke bankrekening(en)) u direct kunnen uitnodigen en u al vanaf 01-01-2020 gebruik kan maken van deze service.
Zie voor meer informatie: https://www.youtube.com/watch?v=TJX3t6hQBgw
Vriendelijke groet
Team BBMC
