Instellingen zoals belastingadviseurs, accountants en administratieconsulenten zijn op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht om de identiteit van hun klant vast te stellen en om ongebruikelijke transacties te melden. Deze verplichting geldt in bepaalde gevallen ook voor de wettelijk verschoningsgerechtigde advocaten en notarissen, namelijk kort geformuleerd bij werkzaamheden bij onroerend goed en aandelen transacties, de oprichting en beheer van vennootschappen of rechtspersonen en belastingadvies.
De afgelopen jaren hebben, onder invloed van Europese regelgeving, diverse wijzigingen in de Wwft plaatsgevonden. Als gevolg daarvan is het bereik van de Wwft vergroot en zijn de verplichtingen onder de Wwft toegenomen.
Naar verwachting zal per 1 januari 2020 een nieuwe wijziging in de Wwft in werking treden, i.e., regels aangaande de UBO (de ultimate beneficial owner oftewel de uiteindelijk gerechtigde).
Een goed moment voor een korte update.
Het clientenonderzoek
Allereerst is het belang te beseffen dat de Wwft-verplichtingen, ook inzake de clientenidentificatie en mogelijk verificatie en het melden van een ongebruikelijke transactie, pas gelden als er sprake is van een Wwft-dienst. In beginsel zijn bijvoorbeeld voor de accountant en de administratieconsulent alle diensten die in het kader van zijn of haar beroeps- of bedrijfsactiviteit worden verricht aan te merken als Wwft – dienst. Voor de belastingadviseur is dat daarentegen niet het geval. De belastingadviseur die een dienst verricht in het kader van, kort gezegd, een te voeren belastingprocedure valt buiten de Wwft. Voor de advocaat en de notaris geldt er weer een opsomming van de activiteiten die onder de Wwft vallen en een opsomming van de activiteiten die juist niet onder de Wwft vallen. Zo moeten advocaten en notarissen weer wel de Wwft-verplichtingen naleven voorzover zij bijvoorbeeld belastingadvies verstrekken.
Als eenmaal is vastgesteld dat de instelling een Wwft – dienst verricht zal hij of zij voordat het deze dienst verricht eerst moeten vaststellen wat de identiteit is van zijn of haar cliënt (en de identiteit mogelijk verifiëren).
Als de cliënt een natuurlijke persoon is dan wordt de identiteit vastgesteld door het vragen naar de identiteitsgegevens van de cliënt en deze vast te leggen. Verificatie van de identiteit vindt in beginsel plaats door middel van het beoordelen van een identiteitsbewijs.
Als de client een rechtspersoon betreft dan wordt de identiteit van de rechtspersoon vastgesteld door het vragen naar de gegevens van de rechtspersoon en deze vast te leggen. Verificatie van de identiteit vindt in beginsel plaats door middel van het opvragen van een uittreksel bij de Kamer van Koophandel of een akte van een notaris. Bij een buitenlandse rechtspersoon zonder vestiging in Nederland is dit door middel van betrouwbare en in het internationaal rechtsverkeer gebruikelijke documenten, gegevens en inlichtingen.
In bepaalde gevallen, namelijk wanneer de client wordt vertegenwoordigd door een derde of wanneer sprake is van een politiek prominente persoon, zullen er nadere checks moeten worden verricht en deze moeten worden vastgelegd.
Een belangrijke ontwikkeling hierbij is dat de gevallen waarin een eenvoudig (dat is kort gezegd een lichtere vorm van) clientenonderzoek voldoende was de laatste jaren zijn afgenomen.
Indien de client een rechtspersoon is moet ook de identiteit van de UBO worden vastgesteld. Hierbij is, zoals gemeld, een aanstaande wijziging op komst.
UBO
Hierbij is van belang dat, tegenwoordig, elke rechtspersoon een UBO heeft. Een UBO is in feite een natuurlijke persoon die het uiteindelijk in de rechtspersoon voor het zeggen heeft (die de uiteindelijke eigenaar is of die de uiteindelijke zeggenschap over de onderneming, stichting of vereniging heeft). Het gaat dan om personen die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten hebben of de uiteindelijke feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.
Vanaf 2020 wordt het een en ander bijgehouden en deels transparant (publiek) gemaakt in een UBO-register. In bijzondere gevallen kan het transparante deel worden afgeschermd. Bepaalde bevoegde autoriteiten, zoals justitie en de Belastingdienst, kunnen ook de niet publieke gegevens (ook wanneer dit is afgeschermd) inzien. In Nederland gaat het UBO-register onderdeel uitmaken van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Van belang is dat niet alleen op de klant zelf maar ook op de adviseur (of andere Wwft-instelling) een verplichting rust om te controleren of de juiste gegevens in het UBO-register vermeld staan. De adviseur riskeert een boete als deze verzaakt om een discrepantie in de informatie over de UBO waar hij of zij zelf over beschikt met die informatie die in het UBO-register geregistreerd staat aan de Kamer van Koophandel te melden (dit is de zogenoemde terugmeldplicht).
Wwft? Blijf op de AVG letten!
Tegelijkertijd zal bij het uitvoeren van dat clientenonderzoek ook rekening gehouden moeten worden met de verplichtingen onder de AVG, die ook in 2018 in werking is getreden. Aan de ene kant vraagt de Wwft dat er zo veel mogelijk relevante informatie wordt verzameld voor de naleving van de Wwft verplichtingen. Aan de andere kant bepaalt de AVG dat er zo min mogelijk (persoons-)gegevens worden verzameld. Onder de AVG moet er immers een gerechtvaardigd doel en een rechtsgrondslag zijn om bepaalde persoonsgegevens te verwerken (daaronder wordt onder meer verstaan het opslaan van persoonsgegevens). Bovendien verlangt de AVG dat in bepaalde waarborgen is voorzien bij de verwerking van de persoonsgegevens. Als de Wwft niet van toepassing is, bijvoorbeeld omdat er geen sprake is van een Wwft-dienst, dan kan de Wwft (de grondslag van de wettelijke verplichting) niet gebruikt worden als rechtsgrondslag om de persoonsgegevens van een cliënt te verzamelen.
Belang voor de praktijk
De nieuwe loot aan de Wwft-boom vormt een verzwaring van de administratieve rompslomp waar de praktijk het mee te doen heeft. Het was al een uitdaging om goed te laveren tussen de verplichtingen die uit de Wwft voortvloeien en die op grond van de AVG gelden. Met de aankomende wetswijzigingen komt er een nieuwe verplichting waar rekening mee moet worden gehouden waar bovendien potentiële sancties dreigen.
Het blijft dan ook van belang dat altijd goed vastgesteld (en gedocumenteerd) wordt of sprake is van een Wwft dienst en waarom tot die conclusie is gekomen. Als eenmaal is vastgesteld dat sprake is van een Wwft dienst leg dan ook even vast dat het clientenonderzoek heeft plaatsgevonden en dat dit op de juiste wijze is geschied. Vergeet daarbij niet de UBO-check op de juiste wijze uit te voeren. Oh en als dat nog niet alles is: vergeet de AVG-verplichtingen niet!
