Nootdorp 14 Mei 2018
BBMC’ de adviseur die uw taal spreekt’ BV verwerkt persoonsgegevens van haar opdrachtgevers en dient in het kader van de nieuwe Europese wetgeving (AVG) de verwerking van deze gegevens alsmede de bescherming van deze gegevens vast te leggen.
Verwerking Persoonsgegevens
– Iedere zakelijke opdrachtgever van BBMC tekent ter verwerking van zijn administratie alsmede het doen van Belastingaangiften en de te voeren correspondentie naar instanties m.b.t. de
administratie, de aangiften en alle overige zaken gerelateerd aan de bedrijfsuitvoering en die van persoonlijke aard van de ondernemer(s) een machtiging waar vanuit BBMC kan aantonen
dat zij deze werkzaamheden mag uitvoeren uit naam van de onderneming en/of de ondernemer(s).
– Iedere particuliere opdrachtgever van BBMC tekent ter behartiging van de belangen van zijn/haar zaken een machtiging waaruit blijkt welke werkzaamheden BBMC mag uitvoeren uit naam van
deze opdrachtgever.
– BBMC ziet deze machtigingen als toestemmingsverklaring persoonsgegevens verwerking volgens de nieuwe Europese wetgeving en zal derhalve geen aparte getekende overeenkomst in deze
verlangen van haar opdrachtgevers.
Bescherming Persoonsgegevens
– Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt BBMC gebruik van papieren machtigingen en Klanten informatieformulieren. Deze documenten worden door BBMC opgeborgen in een zogenaamd
klantendossier welke opgeborgen zijn in een afzonderlijke ruimte in een afgesloten dossierkast.
– De te verwerken administraties, aangiften en correspondentie bevatten eveneens persoonsgegevens. De fysieke stukken worden door BBMC eveneens opgeborgen in een zogenaamd klantendossier
welke opgeborgen zijn in een afzonderlijke ruimte in een afgesloten dossierkast.
– Voor zover de hoeveelheid aan stukken niet in een klantendossier zijn op te bergen wordt er gebruik gemaakt van ordners welke eveneens opgeborgen worden in een afzonderlijke ruimte.
Na verloop van tijd worden de inhoud van de ordners opgeslagen in archiefdozen en geplaatst in een archief. Dat kan zowel ten kantore van BBMC zijn als extern in een afgesloten
bewaakte ruimte.
– De digitale gegevens worden opgeslagen in een digitaal klantendossier. Het digitale klantendossier bevindt zich op de servers van BBMC en zijn alleen te benaderen door het personeel
van BBMC. Ieder personeelslid heeft unieke inlogcodes om deze gegevens te benaderen.
– De fiscale gegevens worden opgeslagen en verwerkt bij Nextens. Ter verwerking van deze gegevens is een addendum AVG getekend met Reed Business, de uitgever van Nextens. Voor het
benaderen en het verwerken van fiscale gegevens heeft BBMC een afgesloten digitale ruimte bij Nextens welke alleen is te benaderen door het personeel van BBMC. Ieder personeelslid
heeft unieke inlogcodes om deze gegevens te benaderen.
– De Loonadministraties van ondernemingen vindt plaats op de server van BBMC. De fysieke stukken behorende, wettelijk verplicht gesteld, bij de loonadministratie worden opgeborgen in
ordners welke eveneens opgeborgen worden in een afzonderlijke ruimte. Na verloop van tijd worden de inhoud van de ordners opgeslagen in archiefdozen en geplaatst in een archief. Dat
kan zowel ten kantore van BBMC zijn als extern in een afgesloten bewaakte ruimte.
– De werkruimte van BBMC is niet vrij te betreden waardoor er nooit vrijelijk inzicht is in de persoonsgegevens door derden.
Inzicht
– Iedere opdrachtgever heeft vrijelijk inzicht in zijn/haar persoonsgegevens en in de wijze waarop deze verwerkt worden door BBMC.
– Indien de opdrachtgever geen gebruik meer wenst te maken van de diensten van BBMC worden de fysieke gegevens geretourneerd. De digitale gegevens blijven gedurende zeven jaren bewaard
in de afgesloten systemen van BBMC tenzij de opdrachtgever te kennen geeft dit niet wenselijk te achten.
– De termijn van zeven jaren is gelijk aan de door de overheid vastgestelde bewaartermijn voor administraties en fiscale stukken.
Er van uitgaande met bovenstaande vastlegging afdoende voldaan te hebben aan de nieuwe Europese Wetgeving inzake verwerking en bescherming van Persoonsgegevens (AVG).
Bob de Bruijn B.A.
